Заявление подается по установленной форме. В заявлении указывается: наименование уполномоченного органа; наименование и организационно-правовая форма - для юридических лиц; фамилия, имя, отчество с указанием статуса индивидуального предпринимателя - для индивидуальных предпринимателей; идентификационный номер налогоплательщика и основной государственный регистрационный номер - для российских юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; адрес (местонахождение) юридического лица; фамилия, имя, отчество руководителя; телефон; фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, данные документа, удостоверяющего личность, - для физических лиц и индивидуальных предпринимателей; банковские реквизиты (наименование банка, расчетный счет, корреспондентский счет, банковский индивидуальный код)
В заявлении также указываются: исходящий номер и дата заявления, наименование, адрес и телефон владельца транспортного средства, маршрут движения (пункт отправления - пункт назначения с указанием их адресов в населенных пунктах, если маршрут проходит по улично-дорожной сети населенных пунктов), вид перевозки (международная, межрегиональная, местная), срок перевозки, количество поездок, характеристику груза (наименование, габариты, масса, делимость), сведения о транспортном средстве (автопоезде) (марка и модель транспортного средства (тягача, прицепа (полуприцепа)), государственный регистрационный знак транспортного средства (тягача, прицепа (полуприцепа)), параметры транспортного средства (автопоезда) (масса транспортного средства (автопоезда) без груза/с грузом, масса тягача, прицепа (полуприцепа)), расстояние между осями, нагрузки на оси, габариты транспортного средства (автопоезда) (длина, ширина, высота), минимальный радиус поворота с грузом, необходимость автомобиля сопровождения (прикрытия), предполагаемая максимальная скорость движения транспортного средства (автопоезда).
Заявление оформляется на русском языке машинописным текстом (буквами латинского алфавита возможно оформление адреса владельца транспортного средства, наименования владельца транспортного средства, груза, марок и моделей транспортных средств, их государственных регистрационных знаков).
Заявление и схема транспортного средства (автопоезда) заверяются подписью заявителя (для физических лиц), подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

В случае подачи запроса на получение специального разрешения на движение по автомобильным дорогам транспортного средства, осуществляющего перевозки тяжеловесных и (или) крупногабаритных грузов предоставляется копия паспорта транспортного средства или копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
В случае подачи запроса на получение специального разрешения на движение по автомобильным дорогам транспортного средства, осуществляющего перевозку опасных грузов предоставляется и копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
Копии данных документов, заверяются подписью и печатью владельца транспортного средства или нотариально.

На схеме транспортного средства изображается транспортное средство, планируемое к участию в перевозке, количество осей и колес на нем, взаимное расположение осей и колес, распределение нагрузки по осям и в случае неравномерного распределения нагрузки по длине оси - распределение на отдельные колеса.
Заявление и схема транспортного средства (автопоезда) заверяются подписью заявителя (для физических лиц), подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

Заявитель оплачивает и представляет в Управление копии квитанции или платежного поручения (кроме международных автомобильных перевозок тяжеловесных и (или) крупногабаритных грузов) с отметкой банка об оплате.

Нотариально заверенная доверенность подаётся в случае подачи заявления представителем владельца транспортного средства (для разрешения перевозки тяжеловесных и (или) крупногабаритных грузов) или представителем перевозчика (для разрешения перевозки опасных грузов).

Управление в отношении владельца транспортного средства получает информацию о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица, зарегистрированных на территории Российской Федерации, с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и (или) подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия по межведомственному запросу органа, исключая требование данных документов у заявителя. Заявитель вправе представить указанную информацию в Управление по собственной инициативе.
Документ выдается в налогом органе по месту регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Заявителем  оплачивается  вред, причиняемый транспортным средством при  перевозке тяжеловесных грузов. Размер вреда определяется управлением содержания жилищного фонда и городских территорий города Владивостока и вручается заявителю для оплаты.
Для физических лиц квитанция о внесении платы в счет возмещения вреда, причиняемого транспортным средством выдаётся при внесении платежа в учреждениях Сбербанка России.
Для юридических лиц платежное поручение  о внесении платы в счет возмещения вреда, причиняемого транспортным средством выдаётся в кредитных учреждениях, с которыми у юридического лица заключены договоры на банковское обслуживание.
Заявитель оплачивает и представляет в Управление копии квитанции или платежного поручения с отметкой банка об оплате.